Jeśli Twój pomysł lub
Twoja firma przeszły przez wszystkie wymagane etapy starań o
dotację, a następnie ją uzyskała, to musisz zdawać sobie sprawę,
że teraz bardzo ważne będzie dokumentowanie wszystkich działań.
Pamiętaj, że dokumentację taką należy przechowywać przez 5 lat.
Każda organizacja, której przyznano dotację, ma za zadanie
przed podpisaniem umowy, dostarczyć do urzędu aktualny harmonogram
działań i kosztorys z tym związany. W harmonogramie należy
zawrzeć informacje takie, jak terminy poszczególnych etapów
projektu. Ważne więc jest to, aby wszystkie działania realizować
w określonym terminie. Każdą zmianę należy zgłaszać do urzędu.Źródłem weryfikacji terminów odbywających się działań projektu, jest informacja na stronie internetowej danej organizacji. W przypadku organizacji, które nie posiadają swojej strony, można informować zainteresowane osoby za pomocą plakatów, reklam i ulotek. Większe wydarzenia są rozpowszechniane za pomocą mediów.
Dokumentując działania, należy wskazać listę odbiorców, czyli uczestników projektu. W przypadku działań adresowanych do określonej grupy odbiorców lub jeśli polegają na pracy określonej grupy, bardzo łatwo jest policzyć osoby, które wzięły w nich udział. Jeśli projekt tego wymaga, pod żadnym pozorem nie wolno zapominać o listach obecności i kilku zdaniowych notatkach.
Podczas ubiegania się o dotację, wypełnia się formularz wniosku, a w nim pole „zakładane rezultaty projektu”. Należy w tym odnieść się do tego czy rezultaty będą trwałe i w jakim stopniu realizacja projektu zgadzać się będzie z informacjami zawartymi we wniosku.
Do rezultatów twardych można zaliczyć dokumentację zdarzeń, a także liczbę odbiorców, o których mowa była wcześniej.
Większym wyzwaniem okazują się rezultaty miękkie, czyli zmiany zachodzące wskutek realizacji danego projektu w ludziach i otoczeniu. Jeżeli we wniosku zawarta została informacja na ten temat, powinien zostać również zaplanowany sposób mierzenia, a następnie w trakcie trwania projektu, przeprowadzać pomiary i dokumentować.
Organizacje, które otrzymały dokumentację, mają za zadanie przechowywać powstałe w ramach projektu przedmioty i materiały.
W tym celu, wiele organizacji prowadzi dokumentację zdjęciową lub firmową, ponieważ jest to najłatwiejszy sposób na dokumentowanie wszelkich działań.
Nie trudno domyślić się, że starannie prowadzona dokumentacja, świadcząca o sukcesie projektu i dobrze zaplanowanym wydatku publicznym, jest lepiej odbierana przez urzędników.
Porządna dokumentacja to wizytówka firmy, więc myślę, że warto włożyć trochę wysiłku w jej prowadzenie.
